عنوان خبر5 گام برای دریافت گواهینامه ایزو 9001
(شاخه: مقالات)
ارسال شده توسط admin
دوشنبه 29 دي 1393 - 11:05:48
این خبر از طرف طراحان کیفیت کیهان
( http://tkk-consult.com/index.php?extend.26 )
(شاخه: مقالات)
ارسال شده توسط admin
دوشنبه 29 دي 1393 - 11:05:48
5 گام زیر راهنمایی برای دریافت گواهینامه ایزو 9001 برای سازمان هایی با اندازه کوچک و متوسط می باشد. این مراحلی سریع و موثر برای دریافت گواهینامه می باشد.
گام 1: آماده سازی
در مرحله اولیه باید به صورت کامل نحوه پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 را در سازمانتان مشخص نمایید. این مرحله پیچیده نیست اما مهم است و نباید نا دیده گرفته شود.
درک استاندارد ایزو 9001
ایزو 9001 یک استاندارد جهانی است که مربوط به سیستم مدیریت یکپارچه می باشد. همچنین این استاندارد بر فعالیت های کسب و کاری متنوع بسیاری تمرکز دارد و تنها به معنای کنترل کیفیت نمی باشد. پیاده سازی و استقرار این استاندارد بر فرایند های کسب و کار تاثیر مثبت خواهد گذاشت.
نماینده مدیریت ایزو 9001
اولین نکته وجود "نماینده مدیریت ایزو 9001" می باشد. این شخص معمولا مدیر کیفیت یا مدیر ارشد سازمان می باشد. این شخص باید دارای اختیارات لازم برای تغییر فرایند های عملیاتی و روش هایی که سازمان با آن کار می کند را باشد. این شخص مسئولیت اجرایی استاندارد را بر عهده دارد. سازمان هایی که دارای سایت های (شعبه) متعدد در نقاط مختلف هستند عموما یک نماینده مدیریت محلی را برای هر مکان تعیین می کنند و سپس نماینده میریت کلی شرکت این میان این نمایندگان هماهنگی ایجاد می کنند. این تنظیمات انعطاف پذیری و سادگی را به همراه می آورد. یکی دیگر از نکات برای موفقیت سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) حمایت کامل از جانب مدیریت و کارمندان می باشد. در واقع شما نیاز دارید تا مطمئن شوید که افراد اجرایی در سازمانتان از تلاش ها برای اجرای استاندارد حمایت همه جانبه انجام می دهند. شما باید برای آن ها مزایا، الزامات و نیازمندی ها و هزینه توضیح کامل دهید.در مرحله بعد باید کارکنان را در جریان قرار دهیدو این نکته مم است تا کارکنان نسبت به استاندارد احساس خطر نکنند.
گام 2: مستند سازی
نوشتن نظامنامه کیفیت و خط مشی کیفیت و همچنین روش های مختلف آن یکی ا زسخت ترین مراحل در دریافت گواهینامه ایزو می باشد. زیرا این مستندات باید به گونه ای تنظیم شوند تا الزامات استاندارد را پوشش دهند همچنین انجام این امر در آغاز پیاده سازی ایزو 9001 بدون کمک مشاور دشوار خواهد بود.
چه مستنداتی برای ایزو 9001 مورد نیاز است؟
1)نظامنامه کیفیت
2)فرایند کیفیت
3)خط مشی کیفیت
4) اهداف کیفیت
5)نقشه فرایند ها
6)دستورالعمل های کاری
7)فرم ها
دستورالعمل های کاری در واقع روال های گام به گام برای انجام یک فرایند به خصوص کاری است. در استاندارد 9001 دقیقا به الزام وجود دستورالعمل های کاری اشاره نشده است اما در بند 7.5.1 گفته شده است در جهایی که دستورالعمل های کاری برای سازمان ارزش افزوده دارند باید وجود داشته باشند. وجود فرم ها هم به صورت مشخص در استاندارد ذکر نشده اند اما فرم ها می توانند در دستورالعمل های کاری (قبل از پر شدن) و در سوابق (بعد از پر شدن) در نظر گرفته شوند.. به همین دلیل طراحی مناسب فرم ها و چک لیست ها می توانند در زمان و تلاش ها برای برآورده کردن نیازهای ایزو 9001 صرفه جویی کرده و نهایتا جزئی از سیستم مدیریت کیفیت شوند.
مستندات ایزو 9001- خاص شرکت
مستندات استاندارد ایزو 9001 یک دسته مستندات کلی نمی باشد که به آسانی میان شرکت های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. تمامی مستندات ایزو 9001 باید:
گام 3: استقرار
حال زمان ان رسیده است تا سیستم مدیریت کیفیت را در سازمانتان اجرا نمایید. در طول این فاز شما الزامات جدیدی را برای تطبیق دادن کیفیت و فرایند ها برای تاثیر بر کارمندان معرفی می کنید همچنین شما باید به آنها برای تطبیق روش های جدید انجام کار به آن ها کمک کنید .برای موفقیت آمیز بودن این گام این نکته مهم است که افراد سازمان از مزایای الزامات ایزو 9001 با خبر باشند
ارتباط تنگا تنگ آموزش و دستورالعمل های کاری
هنگامی که شما استاندارد ایزو 9001 را پیاده سازی می نمایید کارمندان در برخی موارد باید روش اجرای خود را تغییر دهند. همزمان با این موضوع استاندارد ایزو 9001 در پی استاندارد سازی و ایجاد دستورالعمل های کاری می باشد. به شما پیشنهاد می شود تا نوشتن روش ها و دستورالعمل های کاری را به افرادی که کار مورد نظر را انجام می دهند اختصاص دهید. آنها را راهنمایی کنید تا به بهترین روش انجام کار خود فکر کنند و سپس آن را به مستندات تبدیل کنند. اگر این استاندارد جدید الزاماتی را تعیین کرد که منجر به تغییر در فرایند کاری بود آن ها را معرفی کرده و و به افراد کمک کنید تا آن را در دستورالعمل ها یکاری خود به کار بندند. هنگامیکه این کار انجام شد دستورالعمل های نهایی را بررسی کرده تا مطمئن شوید تمامی الزامات استاندارد رعایت شده است.
بدین صورت شما خواهید دید که به صورت خودکار افراد سازمان الزامات جدید استاندارد را یادگرفته و آن را در روال ها ی کاری خود به کار می گیرند. هنگامی که افراد روال ها و روش های کاری خود را طراحی کرده باشند این امر نه تنها موجب پیشرفت و کارا تر شدن فرایند کاری خواهد شد بلکه انگیزه کارکنان را نیز افزایش خواهد داد.
گام 1: آماده سازی
در مرحله اولیه باید به صورت کامل نحوه پیاده سازی استاندارد ایزو 9001 را در سازمانتان مشخص نمایید. این مرحله پیچیده نیست اما مهم است و نباید نا دیده گرفته شود.
درک استاندارد ایزو 9001
ایزو 9001 یک استاندارد جهانی است که مربوط به سیستم مدیریت یکپارچه می باشد. همچنین این استاندارد بر فعالیت های کسب و کاری متنوع بسیاری تمرکز دارد و تنها به معنای کنترل کیفیت نمی باشد. پیاده سازی و استقرار این استاندارد بر فرایند های کسب و کار تاثیر مثبت خواهد گذاشت.
نماینده مدیریت ایزو 9001
اولین نکته وجود "نماینده مدیریت ایزو 9001" می باشد. این شخص معمولا مدیر کیفیت یا مدیر ارشد سازمان می باشد. این شخص باید دارای اختیارات لازم برای تغییر فرایند های عملیاتی و روش هایی که سازمان با آن کار می کند را باشد. این شخص مسئولیت اجرایی استاندارد را بر عهده دارد. سازمان هایی که دارای سایت های (شعبه) متعدد در نقاط مختلف هستند عموما یک نماینده مدیریت محلی را برای هر مکان تعیین می کنند و سپس نماینده میریت کلی شرکت این میان این نمایندگان هماهنگی ایجاد می کنند. این تنظیمات انعطاف پذیری و سادگی را به همراه می آورد. یکی دیگر از نکات برای موفقیت سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) حمایت کامل از جانب مدیریت و کارمندان می باشد. در واقع شما نیاز دارید تا مطمئن شوید که افراد اجرایی در سازمانتان از تلاش ها برای اجرای استاندارد حمایت همه جانبه انجام می دهند. شما باید برای آن ها مزایا، الزامات و نیازمندی ها و هزینه توضیح کامل دهید.در مرحله بعد باید کارکنان را در جریان قرار دهیدو این نکته مم است تا کارکنان نسبت به استاندارد احساس خطر نکنند.
گام 2: مستند سازی
نوشتن نظامنامه کیفیت و خط مشی کیفیت و همچنین روش های مختلف آن یکی ا زسخت ترین مراحل در دریافت گواهینامه ایزو می باشد. زیرا این مستندات باید به گونه ای تنظیم شوند تا الزامات استاندارد را پوشش دهند همچنین انجام این امر در آغاز پیاده سازی ایزو 9001 بدون کمک مشاور دشوار خواهد بود.
چه مستنداتی برای ایزو 9001 مورد نیاز است؟
1)نظامنامه کیفیت
2)فرایند کیفیت
3)خط مشی کیفیت
4) اهداف کیفیت
5)نقشه فرایند ها
6)دستورالعمل های کاری
7)فرم ها
دستورالعمل های کاری در واقع روال های گام به گام برای انجام یک فرایند به خصوص کاری است. در استاندارد 9001 دقیقا به الزام وجود دستورالعمل های کاری اشاره نشده است اما در بند 7.5.1 گفته شده است در جهایی که دستورالعمل های کاری برای سازمان ارزش افزوده دارند باید وجود داشته باشند. وجود فرم ها هم به صورت مشخص در استاندارد ذکر نشده اند اما فرم ها می توانند در دستورالعمل های کاری (قبل از پر شدن) و در سوابق (بعد از پر شدن) در نظر گرفته شوند.. به همین دلیل طراحی مناسب فرم ها و چک لیست ها می توانند در زمان و تلاش ها برای برآورده کردن نیازهای ایزو 9001 صرفه جویی کرده و نهایتا جزئی از سیستم مدیریت کیفیت شوند.
مستندات ایزو 9001- خاص شرکت
مستندات استاندارد ایزو 9001 یک دسته مستندات کلی نمی باشد که به آسانی میان شرکت های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. تمامی مستندات ایزو 9001 باید:
- منحصرا برای سازمان شما باشد
- مناسب با سازمان شما باشد
گام 3: استقرار
حال زمان ان رسیده است تا سیستم مدیریت کیفیت را در سازمانتان اجرا نمایید. در طول این فاز شما الزامات جدیدی را برای تطبیق دادن کیفیت و فرایند ها برای تاثیر بر کارمندان معرفی می کنید همچنین شما باید به آنها برای تطبیق روش های جدید انجام کار به آن ها کمک کنید .برای موفقیت آمیز بودن این گام این نکته مهم است که افراد سازمان از مزایای الزامات ایزو 9001 با خبر باشند
ارتباط تنگا تنگ آموزش و دستورالعمل های کاری
هنگامی که شما استاندارد ایزو 9001 را پیاده سازی می نمایید کارمندان در برخی موارد باید روش اجرای خود را تغییر دهند. همزمان با این موضوع استاندارد ایزو 9001 در پی استاندارد سازی و ایجاد دستورالعمل های کاری می باشد. به شما پیشنهاد می شود تا نوشتن روش ها و دستورالعمل های کاری را به افرادی که کار مورد نظر را انجام می دهند اختصاص دهید. آنها را راهنمایی کنید تا به بهترین روش انجام کار خود فکر کنند و سپس آن را به مستندات تبدیل کنند. اگر این استاندارد جدید الزاماتی را تعیین کرد که منجر به تغییر در فرایند کاری بود آن ها را معرفی کرده و و به افراد کمک کنید تا آن را در دستورالعمل ها یکاری خود به کار بندند. هنگامیکه این کار انجام شد دستورالعمل های نهایی را بررسی کرده تا مطمئن شوید تمامی الزامات استاندارد رعایت شده است.
بدین صورت شما خواهید دید که به صورت خودکار افراد سازمان الزامات جدید استاندارد را یادگرفته و آن را در روال ها ی کاری خود به کار می گیرند. هنگامی که افراد روال ها و روش های کاری خود را طراحی کرده باشند این امر نه تنها موجب پیشرفت و کارا تر شدن فرایند کاری خواهد شد بلکه انگیزه کارکنان را نیز افزایش خواهد داد.
گام 4: ممیزی داخلی
ممیزی داخلی ایزو 9001 به سازمان کمک می کند تا خود را ارزشیابی کند تا متوجه شود که آیا تمامی الزامات ایزو 9001 را دنبال می کند یا خیر. در واقع انجام ممیزی داخلی تنها در یک دوره هنگام استقرار استاندارد انجام نمی شود بلکه این ممیزی باید به صورت دوره ای بعد از دریافت گواهینامه ایزو نیز انجام شود. ممیزی داخلی توسط یکی از کارمندان که در مورد ممیزی ایزو 9001 دوره دیده است انجام می شود یا می توان از مشاور ایزو استفاده نمود. ممیز
معمولا در سازمان های کوچک نماینده مدیریت خود ممیزی داخلی را برای کلیه واحد ها به جز واحد خودش را انجام می دهد . برای واحد نماینده مدیریت معمولا فرد دیگری در درون سازمان کار آن واحد را ممیزی می کند.
ممیزی ابزاری برای آموزش
به شما پیشنهاد می شود تا گام 4 را پیش از آن که گام 3 به پایان برسد شروع کنید. ممیزی یک راه عالی برای آموزش است. در واقع به شما کمک می کند تا استاندارد را پیاده سازی کنید. لازم به ذکر است که نیاز نیست کل ممیزی را در یک روز خاص انجام دهید بلکه می توانید آن را به چند مرحله تقسیم کنید. برای مثال می توانید تنها یک واحد یا یک الزام استاندارد را در یک زمان ممیزی کنید. هنگامی که کل سازمانتان در برابر الزامات ایزو 9001 ممیزی شد و ممیز مشکل اساسی و مهمی را مشاهده نکرد سازمان شما برای ممیزی شخص ثالث (گواهینامه) آماده است.
گام 5: گواهینامه
برای در یافت گواهینامه ایزو 9001 نیاز است تا یک ممیز شخص ثالث برای انجام ممیزی سازمان شما را بررسی کند. ممیز یصدور گواهینامه میتواند بلافاصله بعد ممیزی داخلی سازمانتان انجام شود
انتخاب مرجع صدور گواهینامه ایزو 9001
هم اکنون زمان انتخاب مرجع صدور گواهینامه است. مرجع صدور گواهینامه در واقع یک نهاد کاملا مستقل است که ممیزانی را برای ممیزی فرستاده و گواهینامه صادر می کند. تعداد بسیاری از شرکت های صدور گواهینامه وجود دارد اما باید به این نکته توجه کنید که تمامی آن ها به طور رسمی اعتبار ندارند.
ممیزی صدور گواهینامه ایزو 9001
ممیزی صدور گواهینامه مشابه ممیزی داخلی می باشد. ممیز در این روز بخشی یا قسمتی از سازمان را به صورت رندوم برای چک کردن الزامات ممیزی می کند تا مطمئن شود که فرایندها و دستورالعمل ها توسط کارمندان دنبال می شود اگر در طول زمان ممیزی مشکل اساسی در سازمان موجود نباشد گواهینامه ایزو 9001 برای شما صادر می شود. اگر عدم انطباقی نیز وجود داشته باشد به شما برای اصلاح آن زمان داده می شود تا آن را رفع نمایید. سپس گواهینامه صادر خواهد شد.
استفاده از مزایای بازاریابی
ایزو 9001 یک از استاندارد های شناخته شده در جهان است و گواهینامه آن برای سازمان های کوچک و متوسط مزایایی را به ارمغان می آورد. شما می توانید پس از در یافت گواهیناه خبر آن را به مشتریانتان بدهید همچنین می توانید علامت گواهینامه را بر روی سربرگ ها و کارت شرکت چاپ کنید.
نگهداری از گواهینامه
گواهینامه ایزو 9001 یک واقعه یکباره نیست. شرکت صدور گواهینامه ممیزی مراقبتی را یک یا دوبار در سال برای صحه گذاری بر گواهینامه انجام می دهد. سیستم مدیریت کیفیت در سازمان شما ایجاد شده است تا به صورت مستمر بهبود ایجاد نماید. مطمئن شویذ که استقرار سیستم در سازمان شما باقی می ماند و انجام ممیزی داخلی را در سازمانتان ادامه دهید که در نهایت مشاهده خواهید کرد که عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت.
ممیزی داخلی ایزو 9001 به سازمان کمک می کند تا خود را ارزشیابی کند تا متوجه شود که آیا تمامی الزامات ایزو 9001 را دنبال می کند یا خیر. در واقع انجام ممیزی داخلی تنها در یک دوره هنگام استقرار استاندارد انجام نمی شود بلکه این ممیزی باید به صورت دوره ای بعد از دریافت گواهینامه ایزو نیز انجام شود. ممیزی داخلی توسط یکی از کارمندان که در مورد ممیزی ایزو 9001 دوره دیده است انجام می شود یا می توان از مشاور ایزو استفاده نمود. ممیز
معمولا در سازمان های کوچک نماینده مدیریت خود ممیزی داخلی را برای کلیه واحد ها به جز واحد خودش را انجام می دهد . برای واحد نماینده مدیریت معمولا فرد دیگری در درون سازمان کار آن واحد را ممیزی می کند.
ممیزی ابزاری برای آموزش
به شما پیشنهاد می شود تا گام 4 را پیش از آن که گام 3 به پایان برسد شروع کنید. ممیزی یک راه عالی برای آموزش است. در واقع به شما کمک می کند تا استاندارد را پیاده سازی کنید. لازم به ذکر است که نیاز نیست کل ممیزی را در یک روز خاص انجام دهید بلکه می توانید آن را به چند مرحله تقسیم کنید. برای مثال می توانید تنها یک واحد یا یک الزام استاندارد را در یک زمان ممیزی کنید. هنگامی که کل سازمانتان در برابر الزامات ایزو 9001 ممیزی شد و ممیز مشکل اساسی و مهمی را مشاهده نکرد سازمان شما برای ممیزی شخص ثالث (گواهینامه) آماده است.
گام 5: گواهینامه
برای در یافت گواهینامه ایزو 9001 نیاز است تا یک ممیز شخص ثالث برای انجام ممیزی سازمان شما را بررسی کند. ممیز یصدور گواهینامه میتواند بلافاصله بعد ممیزی داخلی سازمانتان انجام شود
انتخاب مرجع صدور گواهینامه ایزو 9001
هم اکنون زمان انتخاب مرجع صدور گواهینامه است. مرجع صدور گواهینامه در واقع یک نهاد کاملا مستقل است که ممیزانی را برای ممیزی فرستاده و گواهینامه صادر می کند. تعداد بسیاری از شرکت های صدور گواهینامه وجود دارد اما باید به این نکته توجه کنید که تمامی آن ها به طور رسمی اعتبار ندارند.
ممیزی صدور گواهینامه ایزو 9001
ممیزی صدور گواهینامه مشابه ممیزی داخلی می باشد. ممیز در این روز بخشی یا قسمتی از سازمان را به صورت رندوم برای چک کردن الزامات ممیزی می کند تا مطمئن شود که فرایندها و دستورالعمل ها توسط کارمندان دنبال می شود اگر در طول زمان ممیزی مشکل اساسی در سازمان موجود نباشد گواهینامه ایزو 9001 برای شما صادر می شود. اگر عدم انطباقی نیز وجود داشته باشد به شما برای اصلاح آن زمان داده می شود تا آن را رفع نمایید. سپس گواهینامه صادر خواهد شد.
استفاده از مزایای بازاریابی
ایزو 9001 یک از استاندارد های شناخته شده در جهان است و گواهینامه آن برای سازمان های کوچک و متوسط مزایایی را به ارمغان می آورد. شما می توانید پس از در یافت گواهیناه خبر آن را به مشتریانتان بدهید همچنین می توانید علامت گواهینامه را بر روی سربرگ ها و کارت شرکت چاپ کنید.
نگهداری از گواهینامه
گواهینامه ایزو 9001 یک واقعه یکباره نیست. شرکت صدور گواهینامه ممیزی مراقبتی را یک یا دوبار در سال برای صحه گذاری بر گواهینامه انجام می دهد. سیستم مدیریت کیفیت در سازمان شما ایجاد شده است تا به صورت مستمر بهبود ایجاد نماید. مطمئن شویذ که استقرار سیستم در سازمان شما باقی می ماند و انجام ممیزی داخلی را در سازمانتان ادامه دهید که در نهایت مشاهده خواهید کرد که عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت.
این خبر از طرف طراحان کیفیت کیهان
( http://tkk-consult.com/index.php?extend.26 )