1- تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

یکی از مهمترین وظایف مدیریت تصمیم گیری است.تصمیم گیری صحیح و بی عیب و نقص کمک میکند که سازمان به هدف های سازمانی خود برسد.تصمیم گیری کارا و موثر نیاز به اطلاعات به موقع،کامل و مرتبط دارد.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی مبتنی بر کامپیوتر است که برای تامین این اطلاعات طراحی شده است.

2- اطلاعات مدیریت

اطلاعات مدیریت به اطلاعات به موقع،صحیح و مرتبط به موقعیتی خاص اشاره دارد.اطلاعات مدیریت به مدیران کمک میکند که در موقعیت های خاص تصمیم گیری کنند.

سیستم : سیستم از اجزایی به هم وابسته تشکیل شده که یک کل را تشکیل میدهند.هرکدام از اجزای سیستم هدفی خاص را دنبال میکند اما با دیگر اجزای سیستم ارتباط و تعاملی دو طرفه برای رسیدن به هدفی مشترک را دارد.یک بنگاه اقتصادی کسب و کار میتواند مثالی از یک سیستم باشد.هر قسمت(برای مثال منابع انسانی،مالی)فرآیند ها و اهداف خاص خود را دارد اما در جهت هماهنگی برای رسیدن سازمان به هدفی مشترک فعالیت میکنند.

3- سیستم اطلاعات مدیریت

یک سیستم اطلاعات مدیریت میتواند به عنوان مجموعه ای از افراد،کامپیوتر ها و رویه ها برای جمع آوری و سازماندهی اطلاعات برای تسهیل فرآیند تصمیم گیری تعریف شود.در بسیاری از سازمان ها زمان و فعالیت زیادی به جمع آوری داده ها،مستند سازی ،پردازش و ارتباطات تخصیص داده میشود. هر فرد به دنبال اطلاعاتی است که مربوط به وظایف خودش است.بنابراین اطلاعات قائم به افراد در شرکت است و بنابر کار افراد در شرکت متنوع و متفاوت است.

4- انواع سیستم اطلاعات

4 نوع سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد:

• سیستم پردازش عملیات : این سیستم ها حجم زیادی از عملیات روزانه را پردازش میکنند.به طور مثال:سیستم بانک برای بایگانی سپرده ها و پرداختی ها.
• سیستم اطلاعات عملیاتی:این سیستم ها داده های منسجم را جمع آوری کرده سپس آن ها را سازماندهی کرده و در فرمی که برای مدیران سودمند است خلاصه میکند.مثال:سیستم مدیریت موجودی
• سیستم پشتیبانی تصمیم گیری : این سیستم ها با فراهم کردن اطلاعات ضروری به مدیران در زمینه اتخاذ تصمیم های هوشمند کمک میکنند.این سیستم ها 3 جزاساسی دارند :پایگاه داده اطلاعات مرتبط ، مدل های تصمیم گیری و رابط کاربر پسند.
• سیستم های خبره : به منظور تقلید از انسان ها در زمینه تصمیم گیری در زمینه ای خاص طراحی شده اند.

5- ملاحضات

هنگامی که سیستم اطلاعات مدیریت کامل تر و پیچیده تر و کاراتر میشود و جوابگوی تصمیمات پیچیده ای که سازمان با آن ها مواجه است میشود با این حال هنوز به بصیرت و قضاوت و داوری کارمندان شرکت نیاز است.طراحی و اجرای یک سیستم  MIS پایان کار نیست . ابتکارات در سازمان باید از طریق ارزیابی اطلاعات موردنیاز برای سازمان و آموزش افراد به طور موثر در استفاده از سیستم در تصمیم گیری دست به دست شود.

6- ویژگی های یک سیستم اطلاعات مدیریت مناسب

سیستم های اطلاعات مدیریت یک رویکرد منظم برای جمع آوری اطلاعات از عملیات سازمان و تصمیم گیری استراتژیک است.توسعه و گسترش شاخص های کیفی برای جمع آوری اطلاعات جهت اتخاذ تصمیم قابل اطمینان ضروری است.

6-1- مرتبط بودن

اطلاعات باید به تصمیمات استراتژیکی که مدیریت سازمان در حال حاضر دارد مربوط باشد.شرکت ها ممکن است چندین فرصت کسب و کار را در یک زمان خاص مرورکنند،به همین دلیل اجتناب کردن از اطلاعاتی که به تصمیم گیری ارتباطی ندارد ضروری است.

6-2- دقیق بودن

اطلاعات MIS باید صحیح و به دور از هرگونه ابهام در تخمینات و هزینه های احتمالی باشد.تصمیم گیری بر مبنای تخمین ها میتواند منجر به سرریزی هزینه ها یا سود کمتر در آینده باشد.

6-3- به موقع بودن

خیلی از تصمیم های مدیریت بر پایه اطلاعاتی هستند که در دوره های زمانی خاصی در اختیار مدیران قرار میگیرد مثل دوره های سالیانه.اطلاعات خارج از محدوده زمانی مورد نظر ممکن است موجب تحریف اطلاعات و در نهایت منجر به تصمیمات نا مناسب شود.

6-4-  کامل بودن

جمع آوری اطلاعات MIS باید شبیه یک مثلث رو به پایین باشد.مراحل اولیه جمع آوری اطلاعات باید کامل و شامل همه ی موارد اطلاعات شرکت باشد.هرچه پروسه ی تصمیم گیری به نهایی شدن نزدیک میشود اطلاعات هم غربال شده و فقط اطلاعاتی باقی می مانند که بیشترین کاربرد و ارتباط را دارند.

6-5-  مقرون به صرفه بودن

سیستم MIS باید مقرون به صرفه و کارا برای جمع آوری اطلاعات باشد.بیشتر این سیستم ها به صورت داخلی توسعه می یابند و منجر به هزینه هایی میشوند که نمیتوان از طریق مشتریان آن را جبران کرد.

7- چگونگی راه اندازی یک سیستم اطلاعات مدیریت و کنترل آن

راه اندازی یک سیستم اطلاعات مدیریت و کنترل میتواند موجب بهبود فرآیند ها و نتایج شود.سیستم اطلاعات مدیریت و کنترل به چارچوبی کاری که شرکت ها از آن برای جمع آوری و پردازش داده هایی که کارکنان و مدیریت را راهنمایی کرده تا به اهداف کلی سازمان برسند،اطلاق میشود.

مدیریت باید برنامه ای را جهت تعیین کردن کنترل ها و درجه سخت گیری برای اعمال استاندارد ها برای رسیدن به نتایج تدوین کند.

اعمال کنترل های جدید مستلزم یک پروسه ی چهار مرحله ای است:

1- مشخص کردن استاندارد ها

2- آگاهی کارکنان

3- ارزیابی عملکرد ها

4- انجام اقدام اصلاحی

8- دستور العمل ها

8-1-  مرحله برنامه ریزی

الف- شناخت ماموریت و اهداف کلی سازمان:مشخص کردن مولفه های کلیدی فرآیند ها و عملیات سازمان که تاثیر مستقیم بر روی موفقیت شرکت دارند.این مولفه های کلیدی را از مقوله هایی از جمله مالی،عملکرد کارکنان،عملکرد گروه یا خدمات مشتریان میتوان انتخاب کرد.

ب- از اقدامات کنترلی برای تاثیر بر روی آنچه مدیریت انتظار دارد که کارکنان انجام دهند استفاده کنید و از نتایج کنترلی برای انجام اقدامات مهم و اساسی استفاده کنید.از ترکیبی از کنترل ها برای رسیدن به بهترین نتایج استفاده کنید.

ج- یک آنالیز سود- هزینه انجام دهید که از طریق آن بتوانید امکان و مزایای کنترل ها در مقایسه با هزینه هایش را تعیین کنید.

د- استاندارد های مناسب را گسترش دهید.

8-2-  شناسایی استاندارد ها

الف- تعیین کنید چه کسی قرار است عملکرد استاندارد ها را تعریف کند.کارکنان ،مدیران،کارکنان و مدیران یا مدیران و ورودی هایی از طرف کارکنان.بر روی بدست آوردن ورودی هایی موثر و قوی از طرف کارکنان متمرکز شوید.به طوری که موجب افزایش انگیزه در کارکنان و تشویق آن ها شوید.

ب- استاندارد هایی که قرار است استفاده کنید را استقرار دهید.اقدامات کلیدی و اتفاقات مورد نیاز برای چالشی کردن عملکرد استاندارد ها را معین کنید.

ج- تعداد استاندارد ها را محدود و الویت بندی کنید بنابر این کارکنان دچار سردرگمی نمیشوند.

د- معیار هایی را برای اندازه گیری میزان پیشرفت و تحقق استاندارد ها تعیین کنید.

8-3- آگاهی کارکنان

الف- جلساتی با کارکنان به صورت فردی یا گروهی داشته باشید تا آن ها را از استاندارد هایی که قرار است نسبت به جایگاه و موقعیت آن ها اعمال شود با خبر کنید.از اینکه هر کارمند میداند که باید چه کاری انجام دهد و انتظار مدیریت از عملکرد او چیست اطمینان حاصل کنید.

ب- انتظارات مدیریت که شامل پیش بینی ها ،الگو برداری ها و جداول زمانی پیشرفت میشوند باید به صورت دقیق شرح داده شوند.

ج- از اینکه کارکنان منابع لازم اعم از تجهیزات و آموزش برای انجام مسئولیت هایشان را در اختیار دارند،اطمینان حاصل کنید.

8-4-  اندازه گیری میزان پیشرفت و نتایج

الف- سیستمی منصفانه برای اندازه گیری و مقایسه نتایج در برابر استاندارد ها پیاده سازی کنید.در چارچوب سیستم خصوصیات قابلیت اطمینان ،اعتبار و ثبات را به کار بگیرید.یک سیستم انعطاف پذیر که ورودی ها را از کارکنان دریافت کند انتخاب کنید.

ب- تصمیم بگیرید چه کسی قرار است بررسی و بازنگری انجام دهد.سرپرستان ، مسئول تضمین کیفیت ،خود افرادی که کاری انجام میدهند یا یک سیستم خودکار.

ج- نظارت بر پیشرفت در فاصله های زمانی از پیش تعیین شده و فراهم کردن باز خورد و نحوه ی رهبری کارکنان.

8- 5-  ارزیابی نتایج

الف- اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و نتایج را آنالیز کنید.اطلاعات عملکرد را در برابر شاخص های اتخاذ شده در مرحله برنامه ریزی مقایسه کنید.

ب- انحرافات از اهداف،فرآیند ها یا خروجی های مورد انتظار را شناسایی کنید،قبل از تشکیل جلسه با کارکنان مرتبط با انحرافات منفی،دلیل ریشه ای نتایج را مشخص کنید.

ج- بازخورد از کارکنان ،رهبری و آموزش برای بهبود عملکرد را فراهم کنید.

9- مزایا و معایب سیستم های اطلاعات مدیریت

کسب و کارهای مدرن از سیستم های اطلاعات مدیریت جهت مدیریت،سفارش،سازمان دهی و اداره کردن انبوه اطلاعاتی که برای اهداف مختلف تولید شده اند،استفاده میکنند. MISبه کسب و کارها در جهت بهینه کردن فرآیندهای کسب و کار و جهت دهی به نیازهای اطلاعاتی از کارکنان و ذی نفعان و اتخاذ تصمیم های استراتژیک کمک میکند.هرچند تخصیص بودجه و بحث های نظارتی بر روی درجه تاثیر MIS اثر گذار است.این سیستم ها مزیت ها و اشکالاتی با توجه به حوزه کاری و موضع گیری سازمانی دارند.

9-1- مزایا

سیستم های اطلاعات مدیریت نحوه حرکت سازمان ها را به طرز کارایی تغییر داده اند.تفویض اختیار یکی از بزرگترین مزیت هاست.این کار زمینه نظارت بر عملیات در سطوح پایین سازمان را فراهم می آورد و منابع مورد نیاز جهت انجام فعالیت های استراتژیک را در اختیار مدیران سازمانی قرار میدهد.هماهنگی پروژه های تخصصی و فعالیت ها راحت تر بوده و افراد تصمیم گیر در سازمان از همه مسائل ومشکلات در بخش های مختلف مطلع هستند. یکی دیگر از مزایای MIS به حداقل رساندن اطلاعات اضافی است،که در کسب و کارهای مدرن امروز بسیار رایج است.

• · برنامه ریزی و کنترل بهتر

سیستم MIS باید طراحی و مدیریت شود که اطلاعات را جمع آوری کند،بر روی فعالیت ها و عملیات سازمان نظارت داشته باشد وارتباطات و همکاری را در بین کارکنان افزایش می دهد.این سیستم برنامه ریزی بهتر برای همه فعالیت ها و روش بهتر برای ارزیابی عملکرد و مدیریت منابع و آسان کردن انطباق با آیین نامه های دولتی و صنعت را ضمانت میکند.بهبود پیش بینی ها ، فراهم کردن بودجه درست و ابزار و اطلاعات حیاتی برای کارکنان ، مدیران ارشد و شریکان کسب و کار از دیگر مزیت های این سیستم است.

• · کمک در تصمیم گیری ها

هدف MIS تولید کردن اطلاعات ترکیبی و پردازش شده از سیستم های خودکار و دستی است.توزیع اطلاعات بین تمام مدیران در همه سطوح سازمانی و مدیران اجرایی توسط سیستم MIS به صورت یکپارچه صورت می پذیرد.مدیران توانایی انجام تصمیم گیری های به موقع و بر پایه اطلاعات را دارند.مدیریت ارشد و اعضای هیئت مدیره میتوانند تصمیمات استراتژیک بگیرند و میزان رشد شرکت در آینده و توسعه ی فعالیت های کسب و کار بر پایه ی داده ها و اطلاعات تولید شده توسط MIS را برنامه ریزی میکنند.

• · صرفه جویی در زمان

پردازش، بازیابی و انتشار اطلاعات با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت سریع تر انجام میپذیرد.پایگاه داده در جهت طبقه بندی و پردازش اطلاعات کمک میکنند و بازیابی این اطلاعات با دستیابی به پایگاه داده ضروری راحت تر انجام میگیرد.شما دیگر لازم نیست تعداد زیادی از فایل ها و پوشه ها را جهت دستیابی به داده ای کوچک بررسی کنید.

• · همکاری

هماهنگ سازی اطلاعات سازمانی بخش های مختلف را قادر میسازد که با یکدیگر بهتر همکاری کنند.این کار اطلاعات به موقع را تامین میکند تا بخش های مختلف سازمان به اطلاعات دیگر بخش ها دسترسی داشته باشند تا بتوانند تصمیم گیری بهتر و کاراتری را داشته باشند.

• · حریم خصوصی

سیستم های اطلاعات یک سرور مرکزی دارند که شما میتوانید اطلاعات را در آن ذخیره کنید.اطلاعات حساس و مهم در مورد سازمان و مشتریانش ممکن است توسط کارکنان ناراضی سازمان مورد سوء استفاده قرار گیرد.این مسئله حریم خصوصی سازمان را پر اهمیت میکند.

سازمان ها باید برای سیستم هایشان کد های دسترسی تعریف کنند و هرچند وقت یکبار این کدها را تغییر دهند تا از هک شدن سیستم هایشان توسط افراد خارج از سازمان یا کارکنانی که سطح دسترسی به آن ها اجازه ی دستیابی به این کد ها را ندارند جلوگیری کنند.

• · امنیت شغلی

با معرفی سیستم های اطلاعات مدیریت ، بایگانی داده ها و اطلاعات دیگر نیاز نیست.پردازش داده ها و نگهداری اطلاعات با فشردن یک کلید انجام میشود.هم چنین بازیابی این اطلاعات هم به سادگی انجام میشود.سیستم برای اطمینان از اینکه به درستی کار میکند فقط به یک نفر نیاز دارد.این امر برای سازمان یک مزیت مهم محسوب میشود زیرا موجب کاهش پرداختی های سازمان بابت حقوق و دستمزد و در نتیجه کاهش هزینه ها میشود.

9-2- معایب

با توجه به گستردگی سازمان ، دامنه کاربری و یک سری فاکتور ها و شاخص های خارجی،تعدادی معایب و محدودیت های سیستم اطلاعات مدیریت جلوه خواهند کرد.میزان بودجه اختصاصی جهت به روز آوری  MIS اصلاحات و بازنگری ها میتواند در زمان های مقرر حساس باشند.اگر بودجه مورد نیاز به صورت مرتب و یکپارچه برای هر نیاز خودی اختصاص نیابد،فعالیت های کلیدی میتوانند تحت تاثیر قرار گرفته و مزایای مورد انتظار به دست نیاید.یکپارچگی سیستم میتواند بر کیفیت خروجی مورد نظر و گزارشات مهم کسب و کار اثر بگذارد.

• · نظارت ثابت

تغییر در مدیریت شامل ترک یا خروج از دپارتمان مدیریت یا سایر مدیران اجرایی ارشد میتواند اثر گسترده ای بر کار و نظارت عملیات یک سازمان که شامل MIS نیز میشود،داشته باشد.از آنجایی که MIS  یک عنصر بحرانی در استراتژی مدیریت ریسک یک سازمان است ، یک نظارت دائمی و ثابت نیاز است تا اثر بخشی آن را تضمین کند.کیفیت داده های ورودی بهMIS باید مورد بررسی و کنترل قرار گیرد.در غیر این صورت میزان اطمینان به کیفیت داده ها و اطلاعات دریافتی دستخوش تغییر میشود.بنابراین مدیران قادر نخواهند بود فعالیت های مربوط به تصمیم گیری را با انعطاف لازم انجام دهند.

منبع:www.ehow.com

مترجم : نگین بخشافر